ホワイトボードをオンライン化させるには？注意点とアプリの選び方ガイド

「電話が来るたびに席を立ち、事務所のボードを見に行っている」「現場のスタッフは、ボードの写真を撮って確認している」「協力会社には、電話とメールで一社ずつ伝えている」

オンライン予定表を検討している方にとって、こうした予定表の共有の悩みは尽きないものではないでしょうか。

オンライン予定表は、どこからでも見られるかではなく、誰にどこまで見せられるかで選びます。 機能の数を比べるより、自社でホワイトボードの前にいない人が誰なのかを先に決めたほうが、迷いが少なくなります。

本記事では、ホワイトボードの予定表が今も使われている理由を整理したうえで、見せる相手ごとの選び方と3つのタイプを解説します。

ホワイトボードの予定表が今も使われている3つの理由
理由①：全員が同じ面を囲んで同時に確認できる
理由②：書き方・読み方に学習がいらない
理由③：数週間先までを1枚で見渡せる
オンライン予定表の3つの選び方は見せる相手で決まる
選び方①：表示の軸を切り替えられるもの
選び方②：本人のスマホに最新情報が届くもの
選び方③：担当案件だけに絞れるもの
ホワイトボードをオンライン予定表に移す3つの基準
基準①：来月の予定を書く余白がなくなっている
基準②：ボードを書き直す時間がかかる
基準③：同じ内容のボードを2か所に書いている
オンライン予定表の3つのタイプ
グループカレンダー型
ボードの見た目を保つ画面掲示型
権限を分けられる業務システム型
オンライン予定表に関するよくある質問
ホワイトボードとオンライン予定表を両方使い続けてもよいですか？
オンライン予定表を入れても、スタッフが見てもらえないのではないですか？
予定は誰が入力すればよいですか？
まとめ：予定表は「見せる相手」から設計する
現場のためのオンライン予定表「サポスケ」

ホワイトボードの予定表が今も使われている3つの理由

ホワイトボードが今も使われている理由は、次の3つです。いずれも「古いやり方だから残っている」という話ではなく、ボードという道具が持っている性質から来ています。

理由①：全員が同じ面を囲んで同時に確認できる

理由の1つ目は、全員が同じ面を囲んで同時に確認できることです。

予定表が壁にある状態は、情報が1か所に集まっているだけでなく、人が集まる形をつくります。同じものを全員が目の前で見ているため、誰が何を見たかを確認する手間が生まれません。

現場仕事の会社では、スタッフが帰社したあとにホワイトボードの前で予定を確認する時間が、そのまま打ち合わせの場になっている例が見られます。口頭だけで伝えた場合と違い、全員が同じ情報を目の前で見ているため、「言った・言わない」の食い違いが起きにくくなります。

つまりホワイトボードは、予定表としての役割と、全員が同時に同じものを見る場としての役割を兼ねています。

理由②：書き方・読み方に学習がいらない

理由の2つ目は、書き方・読み方に学習がいらないことです。

ここは「あると助かる利点」ではなく、オンライン化を止めている側の要因として見たほうが実態に合います。新しい道具を入れるときに最初に起きるのは、機能の不足ではなく、操作を覚えられるかどうかという問題です。

デジタル化を検討したものの実行できなかった会社に理由を聞くと、操作の習得にかかわるものが複数挙がります。スマートフォンやパソコンの操作に慣れていないスタッフがいて移行が難しいという理由と、ホワイトボードやExcelの操作感と違いすぎて直感的に使えなかったという理由です。

学習がいらないことは、ボードの長所であると同時に、移行を止めている原因でもあります。 そのため、オンライン予定表の検討は、機能の比較より先に「誰がどの画面を触るのか」から考える必要があります。

理由③：数週間先までを1枚で見渡せる

理由の3つ目は、数週間先までを1枚で見渡せることです。

案件の数が多い会社ほど、1件ずつ開いて確認するより、全体を一度に見たほうが組み替えの判断が早くなります。大きなボードは、この「一度に見える面積」を物理的に確保できます。

例えば、同時に約30の現場が動いている建設会社では、左軸に物件名、上軸に曜日を取り、各マスに工程内容・担当者・使用車両をマグネットで置いて、6週間分を1枚のボードで管理しています。管理しているのは主担当2名と役員の3名です。

30現場・6週間という規模までは、1枚のボードで成立しています。 画面に移すときに確認したいのは機能の数ではなく、この見渡せる範囲が狭くならないかどうかです。

オンライン予定表の3つの選び方は見せる相手で決まる

オンライン予定表の選び方は、次の3つです。基準を決めるのは機能の数ではなく、自社でホワイトボードの前にいない人が誰なのかという条件です。

下の3者が多い会社ほど、社内向けのカレンダーだけでは足りなくなります。

ホワイトボードの前にいない人	ホワイトボードの予定表では何が起きているか	対応する選び方
電話や来客に応対する人	応接室で次回の日程を聞かれるたびに、事務所のボードまで確認に行っている	選び方①
直行直帰のスタッフ	現場からはボードが見えないため、撮った写真で確認している	選び方②
社外の協力会社	予定表に載らないため、口頭・電話・メールで一社ずつ伝えている	選び方③

選び方①：表示の軸を切り替えられるもの

選び方の1つ目は、電話と来客に応対する人が多いなら、表示の軸を切り替えられるものを選ぶことです。

予定が届いていない相手は、外出している人だけではありません。同じ建物の中にいても、ボードの前から離れている人には届いていません。応対する相手はその場で答えを待っているため、確認に行って戻るまでの時間がそのまま相手を待たせる時間になります。

例えば、スタッフ70名の予定を3か月分のホワイトボードで管理している会社では、ボードは事務所にあり、来客への応対は別の部屋で行っています。次の打ち合わせの日程を聞かれるたびに事務所まで確認に行くことになり、役員は自分の携帯電話でボードを撮った写真を見せて代用していました。毎回その動作を見せるのは相手に対して体裁が悪い、という話も出ています。

この場面で必要なのは、予定表が見られることに加えて、聞かれた軸でそのまま答えられることです。「来週の火曜に誰が空いているか」はスタッフの軸、「あの物件は今どこまで進んでいるか」は案件の軸で見ないと答えが出ません。人・案件・車両といった軸を切り替えられるものを選ぶといいでしょう。

選び方②：本人のスマホに最新情報が届くもの

選び方の2つ目は、直行直帰のスタッフが多いなら、本人のスマートフォンに最新が届くものを選ぶことです。

事務所に戻らない運用では、予定表を見に来る機会そのものがありません。この場合、予定は誰かが配る形になり、配った時点の内容で止まります。あとで変更が出ても、配り直すまで現場側は気づけません。

例えば、現場に出るスタッフが3名の工業系の会社では、1か月分のホワイトボードで予定を管理していますが、現場からはボードが見えないため、スタッフはボードを撮った写真で確認しています。写真はそれを撮った時点の内容しか示しません。

つまり、現場側が「最新かどうか」を自分では判断できない状態になっています。 そのため、アプリを選ぶときに見るのは「スマートフォンで見られるか」ではなく、本人が最新情報を見に行ける形になっているかです。管理側が配る仕組みのままだと、配り直す作業は残り続け、根本的な解決策にはなりません。

選び方③：担当案件だけに絞れるもの

選び方の3つ目は、協力会社が多いなら、担当案件だけに絞れるものを選ぶことです。

社外の相手には、予定表をそのまま渡せません。1つの予定表には複数の取引先の案件が並んでいるため、全体を見せると、見せる必要のない情報まで渡すことになります。相手ごとに範囲を絞れないと、予定表そのものを相手の数だけ分けるしかなくなります。

例えば、外注6社に施工管理を依頼しているメンテナンス会社では、業者ごとにカレンダーを分け、6社なので6つのカレンダーを作って各社の代表者を招待しています。各社の代表者は自分の会社の分を見られますが、ほかの協力会社の予定は見せたくないという要望が残っており、権限で分けられないかという相談につながっていました。

このことから分かるのは、見せる範囲を絞れない場合に何が起きるかです。予定表が6つに分かれ、管理する側は6つを更新することになります。 そして「ほかの取引先には見せたくない」は、使い始めてから気づく要望ではなく、検討の段階で出てくる要望です。担当している案件の単位で見える範囲を絞れるものを選ぶと、予定表を1つに保ったまま社外に渡せます。

3つの基準に共通しているのは、どれも機能の有無ではなく、自社で予定表を見たい人が誰なのかで決まる点です。見る人が社内だけなのか、現場まで含むのか、社外まで広がるのかによって、候補になる種類が変わります。

ホワイトボードをオンライン予定表に移す3つの基準

ホワイトボードをオンラインに移す時期は、次の3つのどれかに当てはまったときです。いずれも書き方の工夫では解けないため、道具を変える段階に入っています。

基準①：来月の予定を書く余白がなくなっている

1つ目は、来月の予定を書く余白がなくなっていることです。

予定が多かったり、人数が多いと、その先の予定を書く場所がありません。

例えば、スタッフ数10人名、1施設に数名体制で入り、車両2台で回っている施設清掃の会社では、人数が多くボードに1か月分しか作れない状態でした。そのため再来月が作成できずに、予定作成の業務が定期的に発生したり、先の予定が見通せずに失注につながったケースなどもありました。

このように、ホワイトボードに予定が詰まりすぎている場合は、デジタル化して余白を確保するメリットが大きいと言えるでしょう。

関連記事：スケジュール管理にホワイトボードを使う方法｜業種別の活用事例5選。

基準②：ボードを書き直す時間がかかる

2つ目は、ボードを書き直す時間が、毎日まとまった時間になっていることです。

予定を書く作業そのものが固定の業務時間を占めるようになると、人を増やすか道具を変えるかの二択になります。

仮に予定の変更に、1日2時間費やしている場合、20営業日で40時間です。他に予定の変更があり書き換えや共有の手間がかかることも考えると、さらに時間がかかることになります。デジタル化し、予定変更の作業が自動化することで労働時間の削減などにつながるでしょう。

基準③：同じ内容のボードを2か所に書いている

3つ目は、同じ内容のボードを2か所以上に書いていることです。

これは、拠点が複数ある場合によくあるケースです。片方の拠点で予定を変更した場合、別の拠点では予定を把握できずにミスや無駄な作業が発生し得ます。

例えば、関東に3拠点を持つ工業系の会社では、ボードが営業所ごとに分かれており、「千葉の営業所のホワイトボードは何か送ってもらわないと見れない」状態でした。全体としては共有していません。

あわせて「記載ミスがあったりとか、最新のものがどれなのっていう状態はいつも起こり得る」という話も出ています。書き写す回数が増える分ミスも増えます。

オンライン予定表の3つのタイプ

オンライン予定表は、見せる相手で次の3つに分かれます。グループカレンダー型、ボードの見た目を保つ画面掲示型、権限を分けられる業務システム型です。どれも「予定を共有する」点は同じで、違うのは社外まで届くかどうかと、周辺の業務をどこまで含むかです。

グループカレンダー型

1つ目は、グループカレンダー型です。普段から使っているカレンダーやチャットの延長として選ばれる種類で、アプリの例としてはGoogleカレンダー、TimeTreeなどが挙がります。

この型で注意したいのは、予定を入れる操作の手間です。普段使っているアプリの延長で選んでも、予定を1件入れる手数が今の書き方より増えると、全員に配る前に移行そのものを取りやめることがあります。

例えば、職員数十名ほどの社会福祉法人では、2か月分のホワイトボードに職員が全員書き込む運用をしていました。費用をかけたくないという事情と、職員の多くが個人でLINEを使っていたことから、その延長で無料のグループウェアへの移行を検討しています。ところが数名のスタッフでグループを組んで試した段階で、スケジュールを入れる操作が手間になり、普段のLINEのようには進みませんでした。全員に広げた場合「それなら手書きのほうがよい」という意見になりそうだと判断して、移行を取りやめています。

このようなアプリの場合は、現場用に作られていないことも多いため、入力に手間がかかることもあります。入力のテンプレートを作成しても、案件と紐づけて管理することができなかったり、割り当てのミスを防ぐ機能がないなど不十分な点もあります。

ただ、料金は割安なことが多いため、人数が少なく、ミスが少ない場合などに検討すると良いでしょう。

ボードの見た目を保つ画面掲示型

2つ目は、ボードの見た目を保つ画面掲示型です。事務所のホワイトボードを大きな画面に置き換える方向で、アプリの例としてはWeBoard、Touch DE Scheduleなどが挙がります。

事務所でホワイトボードを置き、全員でホワイトボードを確認する形がいい場合におすすめです。

このタイプでアプリを移行する場合は、まずは予定を大画面で表示させることから始めると移行しやすいです。

例えば、トラック20台未満の運送会社では、特注の大型ホワイトボードに縦軸を車両、横軸をカレンダーとして日々の割り当てを記載していました。元のデータは案件ごとのExcelで、担当者がボードへ手書きで転記しています。ここで出ていた要望は、代表者からの「ホワイトボードを廃止して大きな画面で表示したい」というものでした。しかも最初の段階ではExcelを大画面に表示して現場に慣れてもらい、その後で専用のツールに移るという二段構えを想定していました。

この型は、移行の最初の段階として選ばれています。 一方で、画面を事務所に掲示する形が前提になるため、社外の相手に渡す用途は別に考える必要があります。

権限を分けられる業務システム型

3つ目は、権限を分けられる業務システム型です。相手ごとに見える範囲を設定できる種類で、アプリの例としてはサポスケ、ダンドリワークなどが挙がります。

この型を選ぶときに確認したいのは、権限の設定があるかどうかだけではありません。協力会社がそのアプリに入れるかどうかです。

協力会社のスタッフは個人のスマートフォンを使っている場合が多く、全員にアプリをインストールしてもらうことは簡単ではありません。入れてもらえたとしても、アプリの更新がそろわないという問題が残ります。設定の機能があっても相手が入っていなければ、予定は結局これまでと同じ経路で伝わります。

そのため、この型を見るときは、協力会社側が何をすれば予定を見られるのかを確認しておきましょう。ブラウザだけで見られるものと、専用のアプリが必要なものでは、相手に頼む作業の量が変わります。

以上が、代表的なアプリのタイプです。

3つのタイプを、前の章で挙げた3つの基準で並べると次のようになります。製品ごとに差があるため、ここで示すのはタイプごとの傾向です。個別の製品については公式情報で確認してください。

タイプ	表示の軸	スタッフ側の閲覧手段	社外に見せる範囲
グループカレンダー型	人やカレンダー単位が中心。案件・車両を軸に置き換える切り替えは持たないものが多い	同じアプリにログインして全体を見る	カレンダーの単位でしか分けられないものが多い
ボードの見た目を保つ画面掲示型	ボードのレイアウトをそのまま再現する	事務所に掲示した画面を見る。社外からの閲覧は製品によって異なる	掲示を前提にしているため、相手ごとに絞る設計を持たないものがある
権限を分けられる業務システム型	人・案件・車両など複数の軸を切り替えられるものがある	本人用のアプリやブラウザで、自分の割り当て分を見る	担当している案件の単位で絞れるものがある

選ぶ理由は、自社で予定表を見たい人がどこまで広がっているかにあります。見る人が事務所の中だけなら、グループカレンダー型で足ります。全員が同じ面を見る運用を残したいなら画面掲示型が候補です。協力会社や元請に渡す必要があるなら、相手ごとに範囲を絞れる業務システム型を見ることになります。

オンライン予定表に関するよくある質問

オンライン予定表の検討でよく聞かれるのは、次の4つです。それぞれ解説します。

ホワイトボードとオンライン予定表を両方使い続けてもよいですか？

おすすめしません。書き込む場所が2か所あると、変更などがあった際、どちらが正しい情報がわからなくなるリスクがあります。

例えば、公共事業が8割を占めるスタッフ20名の下水道工事の会社では、月間・週間・シフトの3種類のExcelを基本としながら、ホワイトボードにも1週間単位で転記していました。2か所に書いていたにもかかわらず、従業員が来週の予定を把握できない状態が起きていました。これは、情報が複数の箇所に分散しているため、どの情報が正しいのかわからないために起こっています。

どうしても両方残すなら、どちらを正しい情報なのかを決めておくとよいでしょう。

オンライン予定表を入れても、スタッフが見てもらえないのではないですか？

オンラインに移しただけでは見てもらえない可能性もあります。アプリの使い勝手が悪かったり、通知が飛ばない場合は定着しづらいです。

アプリの使い勝手が悪いと、スタッフがアプリを開くことが減り、アプリの移行が進みません。また、通知がない場合、予定に変更があっても気が付かずに誤った現場へ行くリスクもあります。

予定は誰が入力すればよいですか？

全員が自分で入れるか、1人がまとめて入れるかの、どちらかに決めるといいでしょう。予定が決まり次第すぐに記入するなどのルールも作らないと、ダブルブックングなどのリスクもあります。

例えば、全5名で現場に3〜4名が出る会社では、全員がそれぞれホワイトボードに記入する運用をとっていました。担当者が記入してくれないと予定表のデータが古くなるという話が出ており、記入が遅れた担当者の枠は、予定表の上では空いて見えます。しかし、実際は予定が入っておりダブルブックングが発生するといったことも起こっていました。

全員が入れる形にするなら、「決まったらその場で入れる」をルールにしてください。1人がまとめて入れる形にするなら、その人に予定が集まる時間（朝礼や終業前など）を決めることがおすすめです。どちらを選んでも、決まった予定が予定表に載るまでの時間を短くすることが目的です。