2024年09月05日
仕事のタスクや日々やることが多く、何から手をつけるべきか分からなくなるといった方も多いのではないでしょうか。
そのような悩みを解決するのが「スケジュール管理表」の活用です。
誰でも利用できるようなわかりやすいスケジュール管理表を活用することで、着手すべきタスクが一目で把握でき、短期・長期の計画が可視化されスムーズに進められます。
また、優先順位を明確にすることで、作業効率が向上するのも特徴です。
本記事では、スケジュール管理表の基本知識や特徴を解説した後、エクセルで使用できるわかりやすいスケジュール管理表のテンプレートを6つと、エクセル以外のスケジュール管理表のテンプレートを5つ紹介します。
この記事を読むことで、自身にあったわかりやすいスケジュール管理表のテンプレートを見つけることができるでしょう。
スケジュールの管理は、仕事やプロジェクトをスムーズに進めるために欠かせないツールです。
成功させるには、まず「誰が、何を、いつまでに行うか」を明確にすることが重要です。この点をはっきりさせることで、スケジュールが一目で理解でき、チーム全体の作業効率も向上します。
また、スケジュールは2種類に分けられます。
1つ目は、短期間のスケジュールです。こちらは、1日や1週間のタスクを管理する際に役立ちます。
例えば、仕事で任されている資料作りの納期が1週間後である場合はこれに当たります。
2つ目は、長期間のスケジュールです。月や年ごとのプロジェクトや、大きな目標に向けた計画を立てるときに使います。
例えば、年間の売上目標や会社のプロジェクト計画に向いています。
短期スケジュールと長期スケジュールを1つずつ解説します。
短期スケジュールの中にも、「フロースケジュール」と「1日のスケジュール」などといくつか分けられます。
フロースケジュールは、仕事の流れを一目でわかるよう可視化されたスケジュール表のことを指します。
短期間でのタスクやプロジェクトを管理する際に、どのようなステップで進行していくべきなのかを、フロー（流れ）に沿って記載されているので着手すべきタスクが一目でわかるのが特徴です。
次に、1日のスケジュールとは、その名の通り1日にすべき仕事やタスクが並べられているスケジュール表のことを指します。
こちらのスケジュール表は、会社の管理職の方などが社員の1日の流れを管理し、スケジュール表に記載している場合が多いです。
長期スケジュールは、日毎ではなく数ヶ月または年間を対象としたスケジュールを指します。
月毎のスケジュール表の特徴は、上記のように1ヶ月間でやるべき仕事やタスクが可視化されるのが特徴です。
プロジェクトごとに着手すべきタスクやイベント期間などが定められており、今何をすべきなのかが明確になります。
次に、年間スケジュール表ですが、月毎スケジュール表と見た目に大きな違いはありません。しかし、1年を4半期ごとに区切っており、重要な仕事やタスクを明確にするためのスケジュール表です。
会社全体として共有しなければならないイベントや、着手すべきタスクが記載されている場合が多いです。
わかりやすいスケジュール管理表の特徴は、以下の4点です。
| 1,作業の効率化が図れる 2,スケジュールを1つの表で管理できる 3,優先順位が把握できる 4,グループや組織での共同作業がスムーズになる |
1つずつ解説します。
スケジュール管理表を活用することで、作業効率を向上させることが期待できます。
たとえば、毎日行う仕事での作業や長期的なプロジェクトを一覧で確認できるようにしておけば、次に何をすべきかを迷わずに行動できます。
先ほど紹介した短期・長期に分けてスケジュール表を管理することで、どのタスクが優先的に取り組むべきかが一目でわかります。
このように、スケジュール表を立てることで、時間を無駄にすることなく、やるべきタスクが明確になりスムーズに着手することが可能です。
複数のプロジェクトやタスクが同時進行する場合、それぞれのスケジュールを別々に管理することは手間がかかり、混乱の元になります。
しかし、スケジュール管理表を活用することで、多くのタスクやイベント情報を1つにまとめられ、全体の流れが整理された状態で把握できます。
プロジェクト全体の進捗状況を見える化し、必要に応じてタスクを調整することも可能です。
スケジュールを1つの表で管理することで、効率よく作業を進めるだけでなく、急な変更にも柔軟に対応できます。
スケジュール管理表を活用するもう一つの特徴は、タスクの優先順位を簡単に把握できる点です。
日々の業務やプロジェクトには、重要度や緊急度が異なるタスクが含まれています。これを管理表に反映することで、どのタスクを最優先に取り組むべきかが一目でわかります。
たとえば、重要な会議の準備や期限が迫ったプロジェクトのタスクを色分けして管理することで、視覚的にも優先度が明確になります。
優先順位を把握することで、タスクを漏れなく効率的に進めることができます。
グループや組織で仕事を進める際、全員が同じスケジュールを把握していることが重要になります。
スケジュール管理表を活用することで、各メンバーの役割やタスクが明確になり、共同作業がスムーズになります。
たとえば、プロジェクト進行中に他のメンバーの作業状況を確認することで、自分の次にどのタスクに取り組むべきかが判断しやすくなります。
また、全員が同じ目標に向かって効率よく作業を進めることができ、結果としてチーム全体のパフォーマンスの向上にも繋がります。
わかりやすいスケジュール管理表のテンプレートとして、エクセルのテンプレートを6つ紹介します。
カレンダーテンプレートは、シンプルで使いやすいカレンダー形式のテンプレートです。
スケジュールをカレンダー形式で管理したい方におすすめです。
ダウンロードは以下のボタンから可能です。
年間スケジュールテンプレート2024年版は、2024年の曜日や祝日があらかじめ入力されているため、ダウンロード後すぐに利用開始できる点が便利です。
年間スケジュールを一覧化しているため、短期から長期までのタスクを可視化したスケジュール表です。
ダウンロードは以下のボタンから可能です。
案件管理表の特徴は、どのような案件があり、期日はいつなのか、進捗状態はどうなのかなどを確認するのに役立つテンプレートです。
テンプレートには「案件名」「期限」「担当者」「完了状況」などが記載できる箇所があります。
案件や業務内容、担当部署ごとの予定を管理できるので、複数の部署が関わるプロジェクトでも効率的にスケジュール管理が行えます。
ダウンロードは以下のボタンから可能です。
月間案件管理表は、月単位で案件管理ができるテンプレートです。
3ヶ月後や半年後にある案件なども記入できるため、タスク漏れなどのリスクヘッジにも適した管理表です。
ダウンロードは以下のボタンから可能です。
ガントチャートでは、その名の通りガントチャート形式を使用して、作業内容、担当者、タスクの進行状況を整理することができます。
案件名や担当者などもわかりやすく記入できるため、プロジェクトを複数名で管理する場合に役立ちます。
実際に使う際は、
タスクに取り組む日付を塗りつぶして利用することで、タスクの状況を視覚的に確認できるためおすすめです。
また、M2セルの日付を変更することで、表示される日付の開始日を変更できます。
ダウンロードは以下のボタンから可能です。
年間予定管理表は、1年分全ての日付を一覧で表示できる形式になっています。
年間の予定を一目で把握できるので、行事やイベントの計画、会社全体に重要なタスクを落とし込みたい場合に役立つスケジュール表です。
ダウンロードは以下のボタンから可能です。
エクセル以外にも、わかりやすく便利なスケジュール管理表はあります。
本章では、以下の4つのスケジュール管理表ツールを紹介します。
| 1,Lychee Redmine 2,Trello 3,JIRA 4,Jooto |
1つずつ解説します。
画像引用:https://redmine.jp/
Lychee Redmineは、オープンソースのRedmineをベースとしたプロジェクト管理ツールです。
カスタマイズ性が高く、各タスクに対して柔軟に入力項目を設定できるのが特徴です。
ガントチャートやカンバンなどの機能も備えており、タスクの進捗状況を簡単に確認できるだけでなく、全体のスケジュールも把握可能です。
さらに、WBS（作業分解図）を強化するためのチケット関連図も提供されており、WBSを用いた管理を検討している方におすすめです。
Lychee Redmineは、30日間無料で利用でき、自動課金もありません。
Redmine自体はオープンソースですが、サポートがないため一定のITスキルが求められます。一方、Lychee Redmineはサポート付きで初心者でも安心して使えるのが特徴です。
公式サイト）https://lychee-redmine.jp/blog-register/?utm_source=banner&utm_medium=blog&utm_id=textbnr
画像引用:https://www.atlassian.com/ja/blog/trello-public-board
Trelloは、シンプルで視覚性に特化したタスク管理ツールです。
プロジェクトごとにボードを作成し、タスクをカードとして追加して管理することで、進行中のタスクを瞬時に把握することが可能です。
タスクの進捗状況は、「To Do」「Doing」「Done」の3つのリストで管理されているためわかりやすく、グループでプロジェクト進捗状況を管理する際にも役立ちます。
また、テンプレートも豊富に用意されていますが、ヘルプやテンプレートが英語表記のものが多く、サポートに関しては若干の使いにくさがある点には注意が必要です。
公式サイト）https://trello.com/ja
画像引用:https://jira.monextrust.co.jp/secure/AboutPage.jspa
JIRAは、高いカスタマイズ性を持つタスク管理ツールです。
Trelloと同じアカウントで使用でき、Trelloではカバーしきれない多くのプロジェクト管理機能が搭載されています。
また、JIRAは複雑なプロジェクトにも対応できる柔軟なカスタマイズが可能です。ただし、独特のユーザーインターフェースを採用しているため、使用感に関しては慣れるまでに時間がかかる場合もあります。
公式サイト）https://www.atlassian.com/ja/software/jira/agile
Jootoは、豊富なテンプレートやマニュアルが用意されており、導入支援が充実しているプロジェクト管理ツールです。
タスク管理に加え、ガントチャートなどのプロジェクト管理機能も備わっています。
さらに、無料導入サポートが付帯されているため、不慣れな方でも安心して使用できます。
全体的に優れたツールですが、添付ファイルのプレビューができなかったり、コメントが増えると見づらくなるなどの不便さもあるため、あらかじめ把握しておきましょう。
公式サイト）https://www.jooto.com/
今回は、わかりやすいスケジュール管理表のテンプレートとしてエクセルのテンプレートを6つ、その他ツールを4つ紹介しました。一見同じようなフォーマットのツールだとしても、短期向けなのか長期向けなのかで、用途は大きく異なります。
また、今回紹介したツールを導入するには、有料のものから会員登録が必要な場合もあるため、事前に確認が必要です。
わかりやすいスケジュール管理表を活用して、業務効率化に繋げましょう。
画像引用:https://saposuke.jp/media
今回の記事では、見やすいスケジュール管理ツールを紹介してきました。しかし、スケジュール管理ツールの多くはビジネスに特化したものでないため、有給申請など、ビジネス向けの機能が搭載されていないといった経験もあるかと思います。
弊社ではビジネスに特化したスケジュール管理アプリ「サポスケ」を開発しております。
サポスケは、エクセルのような柔軟なカスタマイズ性と、情報共有が簡単にできる点が特徴のスケジュール管理アプリです。
サポスケでは、スタッフの割り当てミスに対するアラートをはじめとした機能が搭載されており、業務の効率化に貢献します。
また、プロジェクトごとに画面を分けて表示できるため、多人数のチームでも視覚的にわかりやすい設計です。
サポスケの機能の詳細は、以下の資料からご覧いただけます。
今まで欲しい機能がなくて困っていた方も、サポスケなら解決できるかもしれません。ぜひご確認ください。
この記事を書いた人
2018年にPlug and Play Japan株式会社に入社、2019年に独立しPaintnote株式会社（旧Engo株式会社）設立。100社以上の会社へのヒアリングから、現場仕事におけるスケジュール管理の重要性を感じ、2023年に現場仕事向けスケジュール管理クラウド「サポスケ」を開発。
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