イベントのためのスケジュール管理コツとツール6選｜運営をスムーズに進める方法は？

「準備の予定は組んだのに、当日になると誰がどこにいるのか分からなくなる」 「1か所の変更で、表を何枚も直すことになる」 「当日の朝に、搬入の車が足りないと気づいた」

イベントの企画や運営を担当している方にとって、こうした「スケジュール管理」の悩みは尽きないものです。

イベントのスケジュール管理が難しいのは、管理する対象が1種類ではないからです。開催までの準備、当日の進行、そして当日に動くスタッフと機材。3つは必要な細かさも、見る人も、更新の頻度も違います。1枚の表にまとめようとすると、どれかが必ず粗くなります。

本記事では、イベントのスケジュール管理を回すための6つのコツを紹介します。そのうえで、コツを守ってもうまくいかなくなる3つの理由を整理し、最後に「イベントの何を管理したいか」で分けたおすすめツール6選を紹介します。

目次

• イベントのスケジュール管理を回す6つのコツ
• コツ①：開催日から逆算して、動かせない締切を先に置く
• コツ②：1件のイベントを「仕込み・本番・撤去」に分けて持つ
• コツ③：長期・中期・直近の3枚に、見る期間ごとに表を分ける
• コツ④：色分けのルールを先に決める
• コツ⑤：時刻が決まっていない作業は「午前・午後」で入れる
• コツ⑥：表の上に「空き状況」の行をつくる
• コツを守ってもイベントのスケジュール管理が難しくなる3つの理由
• 理由①：同じイベントでも、日によって作業と必要人数が変わる
• 理由②：予定を組める人が1人に集中する
• 理由③：予定表が部署ごとに分かれている
• 【管理したいもの別】イベントのスケジュール管理におすすめのツール6選
• やることの期限を管理する：Excel・スプレッドシート
• やることの期限を管理する：Brabio!
• 当日の時間を管理する：TimeTree
• 当日の時間を管理する：Notion
• スケジュール管理にお困りの方は
• 人とモノの配置を管理する：Googleカレンダー
• 人とモノの配置を管理する：サポスケ
• イベントのスケジュール管理でよくある質問
• イベントのスケジュール管理は何から始めればよいですか？
• 進行表と準備のスケジュール表は分けたほうがよいですか？
• 無料で使えるイベントのスケジュール管理ツールはありますか？
• 協力会社やアルバイトの予定はどこまで管理すればよいですか？
• まとめ：イベントのスケジュール管理は「何を管理するか」で分けると回り出す
• 当日動く人と機材の割り振りには「サポスケ」

イベントのスケジュール管理を回す6つのコツ

イベントのスケジュール管理は、表を増やす前に組み方のルールを決めたほうが早く安定します。ここでは、イベントの運営や設営を手がける会社が実際に行っている方法をもとに、今日から使える6つのコツを紹介します。

コツ①：開催日から逆算して、動かせない締切を先に置く

コツの1つ目は、開催日から逆算して、動かせない締切を先に置くことです。

イベントのタスクには、自社の都合で前後させられるものと、相手の都合で決まっていて動かせないものがあります。動かせないのは、会場の本契約、出演者や登壇者の確定、チラシ・パンフレットの入稿、申込み受付の開始日、機材レンタルの予約締切といったタスクです。いずれも相手の都合で日程が決まるため、自社の判断では後ろにずらせません。先に5種類の締切をカレンダーへ置き、原稿作成や席次決め、当日の役割分担といった動かせるタスクを、空いたところへ入れていきます。

順番を逆にすると、印刷物の入稿日が後ろへずれ、告知の開始が遅れ、結果として申込みが伸びないという形で影響が連鎖します。逆算の型を1つ持っておくと、イベントの規模が変わっても組み直しが早くなります。

開催までの日数	置いておきたい締切
8週間前	会場の本契約、開催概要の確定
6週間前	出演者・登壇者の確定、機材レンタルの予約
4週間前	印刷物の入稿、申込み受付の開始
2週間前	進行表の初版、スタッフの人数確定
1週間前	会場の下見（搬入経路と電源の位置の確認）
前日	進行表の最終版、当日の連絡先一覧の配布

コツ②：1件のイベントを「仕込み・本番・撤去」に分けて持つ

コツの2つ目は、1件のイベントを「仕込み・本番・撤去」に分けて予定を持つことです。

イベントは、1日で終わるものばかりではありません。音響と映像を手がけるイベント制作の会社では、1日で完結する案件もあれば、週末の2日間にわたる案件、さらに撮影の日・本番の日・撤去の日と3日以上に分かれる案件も動いています。1件のイベントに対して予定を1つしか持たないと、仕込みの日に必要な人数と、本番の日に必要な人数の違いが表に出てきません。

そこで、案件名を親、日ごとの作業を子にする形で持ちます。「〇〇フェス／仕込み」「〇〇フェス／本番」「〇〇フェス／撤去」のように、案件名は共通にして作業名だけを変えると、案件単位でも日付単位でも追えるようになります。会場名や担当営業といった案件の情報は親に1度だけ書き、日ごとの予定には作業内容と人数だけを書くと、転記の手間も減らせます。

コツ③：長期・中期・直近の3枚に、見る期間ごとに表を分ける

コツの3つ目は、見る期間ごとに表を分けることです。

1枚の表で3か月先も今日も見ようとすると、どちらかが必ず読みにくくなります。管理がうまく回っている現場では、期間の違う3枚を使い分けています。

表	見る期間	目的
長期	3〜4か月分	同じ時期に案件が集中していないかを見て、人の取り合いを防ぐ
中期	2週間〜1か月	案件の重なりを確認し、日程を組み替える
直近	1週間	今日・今週、誰がどこへ行くかを確認する

3枚に分けると、それぞれの表で見るものが1つに絞られます。長期の表では日ごとの担当まで決めず、「同じ週に大きな案件が2件重なる」という粒度だけが分かれば十分です。担当を決めるのは中期の表、当日の集合時刻まで書くのは直近の表、と役割を分けておくと、先の予定を細かく決めては変更する、という手戻りがなくなります。

コツ④：色分けのルールを先に決める

コツの4つ目は、色分けのルールを先に決めることです。

色は装飾ではなく、状態を表す記号として使うと効果が出ます。実際の現場では、次のような色分けが使われています。

色	意味
黒	確定した予定
青	未定・確認中の予定
赤	休み・中止
緑	協力会社が担当する予定

受注が決まっているかどうかを色の有無で表す方法もあります。色を塗ってあれば受注済み、白いままなら見込みの段階、というルールにすると、確定していない案件が表に載っていても混乱しません。

気をつけたいのは、1枚の表で色の意味を2種類使わないことです。担当者ごとの色分けと、状態ごとの色分けを同じ表に混ぜると、色を見ても何が分からないのかが分からなくなります。担当者を区別したい場合は、色ではなく行や記号で分けます。

コツ⑤：時刻が決まっていない作業は「午前・午後」で入れる

コツの5つ目は、時刻が決まっていない作業を「午前・午後」のくくりで入れることです。

イベント機材のレンタルと設営を手がける会社では、時間が決まっている作業にだけ時刻を書き、随時でよい作業は「午前中」程度のくくりで書いています。あわせて、設営まで行うのか、機材を届けるだけなのかも同じ行に書きます。

すべての作業に時刻を入れようとすると、まだ決まっていない時刻まで決まったように見えてしまいます。搬入時刻が会場側の都合で当日まで固まらないことは珍しくないため、確定した時刻と、確定していない時間帯を書き分けられる形にしておくほうが、現場での判断を誤りにくくなります。「午前」「午後」「夜間」の3つのくくりを用意しておけば、夜間搬入の案件も同じ表で扱えます。

コツ⑥：表の上に「空き状況」の行をつくる

コツの6つ目は、表の上に「空き状況」の行をつくることです。

空き状況の行は、突発の依頼が入ったときに誰へ振れるかを1行で判断するための工夫です。カレンダーの一番上に空き状況の専用行を常に置き、その日に空いている人を「名前＋AM」「名前＋PM」の形で書きます。午前だけ空いている人と、1日空いている人が区別できるようにするためです。

さらに、行に色を付けて状態を示します。黄色なら空きがある日、白なら全員がふさがっていて新しい予定を受けられない日、という具合です。イベントの運営では、直前の追加発注や、機材の追加搬入の依頼が入ることがあります。表の一番上を見れば受けられるかどうかが分かる状態にしておくと、返事までの時間が短くなります。

6つのコツは、今使っている表のままで今日から試せる工夫です。一方で、コツのとおりに表を整えても、イベントのスケジュール管理がうまく回らない現場もあります。次章では、コツでは解消しきれない難しさが生まれる3つの理由を整理します。

コツを守ってもイベントのスケジュール管理が難しくなる3つの理由

イベントのスケジュール管理が難しくなる理由は、担当者の段取りの良し悪しではなく、扱っている予定の性質そのものにあります。現場でよく起きる3つを順に見ていきます。

理由①：同じイベントでも、日によって作業と必要人数が変わる

難しい理由の1つ目は、同じイベントでも日によって作業と必要人数が変わることです。

イベント機材のレンタルと設営を手がける会社の1週間分の予定表には、設営まで行う日、機材を届けるだけの日、会場へ引き取りに行く日が混ざって並んでいます。人によっては1日に5〜6件を回ることもあり、会場の都合で夜間に搬入し、終了が日付をまたぐ日もあります。

1件のイベント＝1つの予定という前提で作った表は、日ごとに変わる作業と人数を表せません。イベント自体は押さえられているのに、その日に何人必要で、何人空いているのかが表から読み取れない状態になります。日ごとに作業と人数が変わることが、イベントのスケジュール管理を難しくしています。

理由②：予定を組める人が1人に集中する

難しい理由の2つ目は、予定を組める人が1人に集中することです。

イベント機材のレンタルと設営を手がける会社で、誰をどの現場へ行かせるか、どのトラックを使うかを決めているのは業務部の1人です。決まった予定は1日1枚の紙に人別で書き出し、1週間分をまとめて記入します。書き直しに備えて、鉛筆で書いて消せるようにしています。予定は事務所の紙にしかないため、外へ出ているスタッフは戻ってこないと自分の翌日以降の予定が分かりません。

ライブビューイングの配給を行う会社では、20名ほどが2〜3件の案件を並行して抱えており、部門長が1人ずつのカレンダーを開いて誰がどの案件でどう動いているかを確認しています。案件が増えるほど、確認そのものに時間がかかります。

2社に共通しているのは、予定を組む判断が特定の1人に集まっていることです。判断が集まっている人が現場に出た日や休んだ日は予定が動かせなくなるため、スタッフを1人増やしても管理の負担は減りません。予定を組める人が1人しかいないことが、イベントのスケジュール管理を難しくしています。

理由③：予定表が部署ごとに分かれている

難しい理由の3つ目は、予定表が部署ごとに分かれていることです。

展示会やイベントの装飾を手がける会社では、車両の予定表はOneDrive上のExcelで管理し、閲覧の権限を輸送課だけに限定しています。もともとは社内の共有サーバーに置いて誰でも見られる状態でしたが、運用を変えたことで他の課からは見えなくなりました。個人の予定はOutlookで別に管理しているため、同じイベントの情報が2か所に分かれています。

権限を絞ること自体には理由があります。ただ、車両の予定と人の予定が別の場所にあると、同じイベントの予定を2か所へ書くことになり、片方だけが直った状態が生まれます。当日になって「車は押さえたが人が別の現場に入っていた」と気づくのは、予定が2か所に分かれている状態から起きます。表の書き方ではなく置き場所の問題であるため、色分けや書式を工夫しても解決しません。予定表が部署ごとに分かれていることが、イベントのスケジュール管理を難しくしています。

3つの理由に共通しているのは、どれも表の書き方ではなく、予定の持ち方から生まれている点です。日ごとに作業と人数が変わるのは、1件のイベントに予定を1つしか持てない形だからです。予定を組める人が1人に集中するのは、組んだ結果が事務所の紙1枚にしか存在しないからです。予定表が部署ごとに分かれるのは、人の予定と車両の予定を別のファイルで持っているからです。3つとも、色を変えても書式を整えても残ります。

つまり、コツで届く範囲は表の作り方までです。予定の持ち方そのものを変えるには、スケジュール管理のツールやアプリに任せる領域に入ります。次の3つのどれかに当てはまったら、ツールの検討に進む合図と考えてよいでしょう。

• 1件のイベントに、日ごとの予定を複数ぶら下げて持ちたい
• 予定を組む人と、現場に出る人が同じ画面を見られるようにしたい
• 人の予定と、車両・機材の予定を1か所で持ちたい

ただし、イベントのスケジュール管理は、ツールを入れれば自動的に片づくものではありません。管理したいものが、開催までにやることなのか、当日の時間なのか、当日動く人とモノなのかで、向いているツールが変わるためです。次章では、管理したいもの別におすすめのツール6選を紹介します。

【管理したいもの別】イベントのスケジュール管理におすすめのツール6選

イベントのスケジュール管理でつまずくのは、性質の違う3つのものを1枚の表に混ぜているからです。管理したいものが、開催までにやること（タスク）なのか、当日の時間なのか、当日動く人とモノなのかで、向いているツールが変わります。

ツールは2段階で選びます。1段階目は、いま管理したいものが3つのどれかを決めること。2段階目は、その予定を誰が決めるのかを見ることです。全員が自分の予定を自分で入れるのか、1人が組んで全員へ配るのかで、同じものを管理するツールでも向き不向きが分かれます。

ツール	管理するもの	予定を決める人	料金（税抜）
Excel・スプレッドシート	やることの期限	決まりなし（誰でも書ける）	スプレッドシートは無料／Microsoft 365 Business Basic 月額1,049円
Brabio!	やることの期限	タスクごとの担当者	5ユーザーまで無料／プラン10 月額3,300円
TimeTree	当日の時間	参加者全員が書き込む	無料／プレミアム 月額300円
Notion	当日の時間	1人が作って全員へ配る	フリー 0円／プラス 1人あたり月額1,650円
Googleカレンダー	人とモノの配置	全員が自分の予定を入れる	無料／Google Workspace Starter 1人あたり月額800円
サポスケ	人とモノの配置	管理者が組んで割り振る	月額29,800円〜

※料金は各公式サイトの記載（2026年8月時点）です。変更される場合があるため、契約前に公式サイトでご確認ください。

やることの期限を管理する：Excel・スプレッドシート

画像引用：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/p/excel/cfq7ttc0pbmf

Excelとスプレッドシートは、開催までにやることを自社の型で並べたい場合の第一候補です。縦軸にタスク、横軸に日付を置けば逆算の表になり、担当者の列を足せば誰が何を持っているかも1枚で分かります。イベントごとに管理したい項目が変わっても、列を足すだけで対応できる自由度が強みです。

予定を決める人が固定されていないため、担当者が自分の欄を直接書き込む運用にも、事務局がまとめて書く運用にも寄せられます。現場でよく使われているのは、前年の同じイベントのファイルをコピーして、日付と担当者だけを書き換える方法です。毎年の恒例行事や、内容が近い催しを繰り返し行う場合、ゼロから作るより早く、抜けも起きにくくなります。テンプレートから始めたい場合は、【エクセル】スケジュール管理テンプレート18選-登録不要でダウンロード！も参考にしてください。

注意点は共有の設定です。閲覧の権限を一部の部署に絞ると、他の部署からは予定が見えなくなります。準備の表を全員で見るのか、担当だけで見るのかを決めてから権限を設定すると、後から同じ予定を2か所へ書く事態を避けられます。

公式サイト：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/excel

やることの期限を管理する：Brabio!

画像引用：https://www.itreview.jp/products/brabio/reviews

Brabio!は、やることが期限どおりに進んでいるかを追いたい場合に向いているプロジェクト管理ツールです。タスクに担当者と期日を設定すると、そのまま横棒のチャートになり、どのタスクが遅れているかが一目で分かります。会場・出演者・広報・当日運営といった単位でタスクをまとめられるため、担当が複数に分かれるイベントの準備と相性がよいツールです。

同じ「やることの期限」を管理するツールでも、Excelとの違いは遅れの見え方です。Excelの表は誰かが色を塗り替えないと遅れが見えませんが、Brabio!は期日と進み具合をチャートが示します。予定を決めるのはタスクごとの担当者になるため、担当が自分の進み具合を更新する体制がある場合に効果が出ます。

一方で、Brabio!が扱うのは「いつまでに何を終わらせるか」です。当日の分単位の進行や、当日誰がどの持ち場に立つかまでは管理しきれないため、準備専用と割り切る使い方が向いています。ガントチャートで他のツールとも比べたい方は、ガントチャートアプリ比較8選｜スケジュール管理の機能別おすすめもあわせてご覧ください。

公式サイト：https://brabio.jp/

当日の時間を管理する：TimeTree

画像引用：https://timetreeapp.com/intl/ja/brand-resources

TimeTreeは、当日の時間割を全員のスマホへ届けたい場合に向いているカレンダー共有アプリです。1つのカレンダーを複数人で共有する前提で作られており、予定ごとにコメントを付けられます。「搬入が20分遅れます」「受付の人手が足りません」といった当日の連絡が、予定に紐づいた形で残る点が、チャットでのやり取りとの違いです。

予定を決めるのは参加者全員です。招待リンクを開いた人は全員が予定を書き込めるため、当日その場で気づいた人が時間を直せます。アルバイトや当日だけ参加するスタッフを含めて共有したい場合も、アプリを入れて招待リンクを開けば参加でき、操作はカレンダーの範囲に限られるため事前の説明にほとんど時間がかかりません。

料金は基本の機能が無料で、プレミアムが月額300円、年額3,000円です。プレミアムにするとPDFやWordのファイルを予定に添付でき、広告も表示されなくなります。当日の進行表をPDFにして予定へ付けておくと、当日の朝に配り直す手間がなくなります。使い方を詳しく知りたい方は、タイムツリー(TimeTree)の使い方完全ガイド｜仕事で共有・効率化する基本と応用をご覧ください。

気をつけたいのは、書き込める人を限れない点です。当日だけ参加するスタッフが多いイベントでは、意図しない書き換えが起きる可能性があります。進行表を1人が管理して配りたい場合は、次に紹介するNotionのほうが向いています。

公式サイト：https://timetreeapp.com/intl/ja

当日の時間を管理する：Notion

画像引用：https://www.notion.so/notion/Media-Kit-205535b1d9c4440497a3d7a2ac096286

Notionは、当日の進行表を1人が作って全員へ配りたい場合に向いています。時刻・内容・担当・備考の列を持つ表を作り、同じページに会場図、台本、備品リスト、緊急連絡先を並べて置けます。ページのリンクを共有すれば、Notionのアカウントを持たない協力会社にも同じ画面を見てもらえます。編集できる人を限ったうえで、見る人には常に最新の内容を届けられる形です。

Excelやスプレッドシートと同じく表を自由に作れるツールですが、違いは情報の持ち方にあります。Excelで作った進行表は1枚のファイルなので、修正版を配り直すと古い版が手元に残ります。Notionはページを直接書き換えるため、リンクを開いた人が必ず最新の内容を見ます。同じデータを表・カレンダー・ボードに切り替えて表示できるので、やることの一覧と当日の時間順の並びを、別々に作り直す必要もありません。

料金は、フリープランが0円、プラスプランが1人あたり月額1,650円、ビジネスプランが1人あたり月額3,150円です。フリープランでも1人で使う分の制限はありませんが、複数のメンバーで使う場合は追加できるブロック数に上限があります。イベントごとにページを増やしていく使い方をするなら、上限に達したときの移行先を先に決めておくと安心です。

公式サイト：https://www.notion.so/ja

人とモノの配置を管理する：Googleカレンダー

画像引用：https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar&hl=ja

Googleカレンダーは、社内の全員がGoogleアカウントを持っていて、それぞれが自分の予定を自分で入れている場合に、当日の配置を共有する手段として使えます。実際の現場では、スタッフごとにカレンダーを分けて色を割り当て、必要な人のカレンダーだけを重ねて表示する方法が使われています。トラックや音響機材のように数に限りがあるモノは、機材専用のカレンダーを1つ作り、使う日を予定として入れておくと重複に気づきやすくなります。

Google Workspaceを契約している場合は、会議室などを登録するリソース機能を使って、車両や機材を予約対象として扱うこともできます。料金は個人のGoogleアカウントであれば無料、Google Workspaceは1ユーザーあたりStarterが月額800円、Standardが月額1,600円、Plusが月額2,500円です。

一方で、Googleカレンダーは自分の予定を自分で入れる使い方が前提のツールです。管理者が全員分の予定をまとめて組んで割り振る進め方をすると、1人ずつカレンダーを開いて確認する手間が残ります。また、共有の設定が取引先のセキュリティ基準に合わず、社外との共有を止めた例もあります。人数が増えるほど、割り振りの用途では扱いにくくなる点は押さえておきたいところです。

公式サイト：https://www.g-workspace.jp/googleworkspace/calendar/

人とモノの配置を管理する：サポスケ

画像引用：https://saposuke.jp/

サポスケは、管理者が全員分の予定を組んで割り振り、スタッフのスマホへ配る使い方に向いたスケジュール管理サービスです。イベントを単発で開くのではなく、複数の案件が常に並行して動いている会社が対象になります。カレンダーの縦軸をスタッフ・日付・機材・案件の4つに切り替えられるため、同じ予定を人から見ることも、機材から見ることもできます。1つの案件に複数の日程をぶら下げる構造になっており、仕込み・本番・撤去を同じ案件の下に並べて持てます。

車両や機材は「ツール」として登録でき、同じ時間に同じものを使う予定を作ろうとすると確認の画面が出ます。当日の朝に車が足りないと気づく事態を、予定を組む段階で防ぐための機能です。協力会社の予定も同じカレンダーで扱えるため、自社スタッフと外部スタッフが混ざる現場でも表を分ける必要がありません。

スタッフ側はスマホアプリで自分の予定を見て、確認したことを知らせる操作だけを行います。予定を組む人と、組まれた予定を見る人で画面が分かれているため、当日だけ参加するスタッフが予定を書き換えてしまう心配がありません。予定が変わるとアプリに通知が届くので、事務所へ戻らないと翌日の予定が分からない状態も解消できます。

6つのツールは、どれか1つを選ぶというより、管理したいものごとに組み合わせて使うものです。やることの期限はスプレッドシート、当日の時間はTimeTree、人とモノの配置は専用のサービス、という分け方でも問題ありません。次章では、実際に運用を始めるときによく出る質問に答えます。

公式サイト：https://saposuke.jp/

イベントのスケジュール管理でよくある質問

イベントのスケジュール管理は何から始めればよいですか？

開催日から逆算して、動かせない締切を先に置くところから始めます。会場の本契約、出演者の確定、印刷物の入稿、申込み受付の開始日、機材レンタルの予約締切の5つが代表的です。動かせない締切を置いてから、原稿作成や役割分担といった自社で調整できるタスクを空いた期間に入れると、後から全体を組み直す作業が減ります。

進行表と準備のスケジュール表は分けたほうがよいですか？

分けることをおすすめします。準備のスケジュール表は日単位でタスクと期日を追うもの、当日の進行表は分単位で時刻と担当を追うもので、必要な細かさが違うためです。1枚にまとめると、準備の表に分単位の情報が混ざって読みにくくなります。あわせて、長期・中期・直近と見る期間でも表を分けると、それぞれの表で見るものが1つに絞られます。

無料で使えるイベントのスケジュール管理ツールはありますか？

あります。スプレッドシートはGoogleアカウントがあれば無料で使え、Brabio!は5ユーザーまで無料、TimeTreeは基本の機能が無料、Notionにもフリープランがあります。ただし、無料で使える範囲には人数やデータ量の上限が設けられていることが多いため、参加するスタッフの人数を数えてから選ぶことをおすすめします。

協力会社やアルバイトの予定はどこまで管理すればよいですか？

当日その人が何時にどこへ入るかまでを管理し、個人単位の予定までは持たない運用が多く見られます。イベント機材の設営を行う会社では、当日入るアルバイトについて、どの会社へ何名依頼したかが分かれば足りるという整理をしています。自社で組む必要があるのは、現場の責任者になる自社スタッフと車両の割り振りで、頭数だけが必要な人手は依頼先の単位で持つ、という切り分けです。

まとめ：イベントのスケジュール管理は「何を管理するか」で分けると回り出す

イベントのスケジュール管理がうまくいかないとき、原因は担当者の段取りの良し悪しではなく、性質の違う3つの予定を1枚の表に載せていることにあります。開催までの準備、当日の進行、当日動く人と機材は、必要な細かさも見る人も違います。

まずは本記事で紹介した6つのコツ、なかでも「仕込み・本番・撤去に分けて持つ」「見る期間ごとに表を分ける」の2つから試してみてください。そのうえで、日によって作業と人数が変わる、予定を組める人が1人に集中している、予定表が部署ごとに分かれているという3つに当てはまる場合は、管理したいものに合わせてツールを組み合わせることを検討する段階です。

スケジュール管理の考え方そのものを整理したい方は、スケジュール管理とは？個人とチームのやり方を解説もあわせてご覧ください。

当日動く人と機材の割り振りには「サポスケ」

サポスケは、Paintnoteが提供している現場仕事向けのスケジュール管理サービスです。「どこかに誰かが行って仕事をする」という働き方に絞って作られており、イベントの設営・搬入・撤去のように、管理者が全員分の予定を組んで配る現場で使われています。

• 4つのビューを切り替えられる：スタッフ・日付・機材・案件の4軸で同じ予定を見られます
• 機材と車両の重複を防げる：同じ時間に同じ機材を使う予定を作ると確認の画面が出ます
• 協力会社の予定も一緒に管理できる：自社スタッフと外部スタッフを1つのカレンダーで扱えます
• スタッフアプリは見るだけ：75歳以上の方にも使われている画面で、予定の変更は通知で届きます

ホワイトボードやExcelからの切り替えで、スケジュールの作成時間が80%削減した例もあります。料金は月額29,800円からで、プランとスタッフ数に応じたお見積もりをご案内しています。

まずは自社の予定表を再現できるかどうかを、無料トライアルでお試しください。機能や導入の流れをまとめた資料もダウンロードいただけます。

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